Por Antonio Heras. Director Consultoría Workplace y Nuevas Formas de Trabajar 3g Smart Group


Como en todos los grandes cambios, de repente, sin gestión del cambio, sin tener que convencer a los que siempre se resistían a cambiar, sin tener que justificar el retorno de la inversión o los beneficios, ha llegado la covid-19 y resulta que ha hecho más por la digitalización en las empresas y el teletrabajo que los directores de IT, los de RR.HH., los gurús de cambio cultural y los años y años de programas piloto y estudios llenos de cifras.

De la noche a la mañana, el 99,9% de los trabajadores del conocimiento está trabajando desde casa desde hace más de 2 meses a tiempo completo y no pasa nada, funciona.

Por cierto, ya va siendo hora de que describamos y dotemos de una identidad propia a estos trabajadores, porque muchos, por ejemplo, se siguen rigiendo por el sindicato del metal, etc., lo cual aparte de no tener ningún sentido desde hace años, pide un cambio a gritos.

También sería bueno conocer cuántos trabajadores del conocimiento somos independientemente del sector, tipo de empresa, sector público o privado. Esto nos daría una idea de la inmensa cantidad de profesionales cuyo trabajo, en realidad, no está ligado a un lugar para producir algo físico ni a unos horarios fijos de entrada y salida como en un servicio al público. Y que, por tanto, debe regularse de una forma diferente porque no pertenecen a la era industrial, sino a la del conocimiento.

Pues bien, aquí estamos. ¿Y ahora qué?

Pues hay quienes piensan que al haberse implantado el teletrabajo de una manera forzosa e improvisada corremos el riesgo de volver a la situación anterior por las malas experiencias que se hayan podido vivir, pero hay muchos más que piensan que esto no tiene vuelta atrás.

¿Realmente ha llegado para quedarse?

La respuesta rápida es: el teletrabajo no, pero el flexible working.

La prueba la tenemos en lo que estamos viviendo desde el inicio del confinamiento:

Teletrabajar así ha sido una obligación, no una opción que el empleado decide tomar libremente.

Los días (todos, por cierto) son fijos, no hay flexibilidad.

Las condiciones de trabajo en casa no son las ideales: tenemos que compartir el mismo espacio con los niños, la pareja o compañeros de piso, no tenemos una mesa adecuada, ni siquiera un lugar fijo, la iluminación para las videoconferencias no favorece demasiado, por no hablar de la falta de silla ergonómica que hace que prácticamente todo el mundo se esté “dejando la espalda” estos días.

No se ha formado a los empleados para sacar el máximo partido de la tecnología existente y eso hace que el equipo se mueva al ritmo del más lento.

Muchos empleados están desorientados, no conocen la estrategia de la compañía o hacia dónde van como departamento, pues la mayoría de los mánager no estaban preparados para liderar, motivar, gestionar y comunicar en remoto.

La sensación de tener que estar siempre disponible, o simplemente demostrar que se está ahí para que sigan contando con nosotros o para simplemente visibilizar que se está trabajando, no deja de ser un nuevo tipo de presencialismo virtual, ya que lo único que ha cambiado en algunas empresas es el lugar donde se trabaja, pero no la cultura.

La productividad de algunos se ha disparado, la de otros ha caído, pero la mayoría de las empresas no saben cómo medirla.

El resultado son largas jornadas (sí, más de 8 horas), escasos momentos para desconectar, comer o conciliar.

El balance que hacen los empleados es simple: trabajar así es peor que antes. Por tanto, para ellos y sus empresas el teletrabajo es algo que querrán dejar atrás y volver a la normalidad, porque no se han dado las condiciones mínimas necesarias para que sea sostenible y productivo.

Pero ¿qué es la normalidad? Muchos piensan en esa “nueva normalidad” como algo que pasará a partir de que lleguemos a la oficina, algo para lo que habrá que prepararse como siempre con muchos comités, muchas decisiones, muchas reglas y normas, etc. Pero es algo que ya está pasando, es decir, hay que “ponerse las pilas” sin esperar a estar todos en la oficina porque según las noticias que nos trasladan las empresas, esto es algo que no va a ocurrir a corto plazo, es decir, no volveremos todos de golpe a la oficina y a partir de ahí a empezar desde cero.

Las previsiones son que alrededor del 33% de los empleados irán las oficinas al inicio para garantizar que se respetan las distancias mínimas, e irá incrementándose gradualmente hasta que haya vacuna.

Por tanto, las empresas esperan que pasaremos más tiempo trabajando desde casa que en la oficina y por ello es necesario poner los medios y desarrollar las habilidades necesarias para que trabajar desde casa sea sostenible en el tiempo y podamos combinarlo con el modelo tradicional de trabajar desde la oficina.

Tanto sostenibilidad como productividad son claves si pretendemos seguir trabajando más meses desde casa, porque de lo contrario el lado oscuro del teletrabajo acabará por absorbernos.

Por ejemplo, bastaría preguntarse alguna de estas cuestiones para reflexionar sobre si tenemos los mínimos necesarios requeridos para trabajar desde casa, al igual que los tenemos cuando trabajamos en la oficina y que damos por supuesto:

  ¿Solamente tenías tu PC de la oficina?

¿Hay información a la que no puedes acceder porque está en papel o en servidores en la oficina que no son accesibles en remoto?

  ¿Usas una silla normal “de las de casa” para trabajar?

  ¿Tienes pantalla ergonómica o te dejas los ojos en la del portátil?

  ¿Tienes un lugar para trabajar tranquilo en casa?

¿Crees que todo lo debería pagar la empresa si eres tú quien decidiera teletrabajar? ¿La wifi, el laptop, la silla, incluso la factura de la luz?

  ¿Tienes la iluminación adecuada?

  ¿Prefieres no poner la webcam en tus videoconferencias?

¿Cuántas veces has hablado con tu jefe por videoconferencia para hablar sobre cómo estas, sobre cómo van las cosas?

  ¿Cuántos 1:1 has tenido para revisar objetivos y resultados?

¿Cuántas videoconferencias has tenido simplemente para socializar como equipo o compañía y no para hablar de proyectos o con clientes?

Si hay tres o más de estas cuestiones que no están bien resueltas, es casi seguro que el teletrabajo para ti no ha llegado para quedarse.

¿Cuáles van a ser las lecciones positivas con las que nos quedaremos después de la crisis respecto al teletrabajo? ¿Y las negativas?

En la parte positiva hay que destacar la adopción de la tecnología por parte de las empresas y empleados. Esa digitalización que tanto tiempo lleva en marcha, por fin, ha encontrado su acelerador.

También se ha perdido el miedo a dejar que los empleados puedan teletrabajar, puesto que se ha comprobado que funciona y que no pasa nada. Eso evidentemente sin contar que se ha hecho sin planificar, sin tener los medios, sin entrenar a la gente, etc.

En la parte negativa nos hemos dado cuenta de lo importante del contacto físico, la socialización, la necesidad de tener las condiciones en casa para poder trabajar, etc. Ahora apreciamos lo que teníamos en la oficina y no nos habíamos dado cuenta: una buena silla de oficina, un buen monitor, un espacio para reunirse, el feeling del directo cuando estás con un cliente, una iluminación correcta, climatización, etc.

¿Cuáles son los principales retos a los que se va a enfrentar esta forma de trabajo a medio y largo plazo?

La tecnología se compra con dinero, los medios también, pero hay algo que no se compra con dinero sino que requiere una transformación interior de todos nosotros y es la cultura.

Este es el principal reto, hace falta un cambio de mindset, en el que los empleados puedan decidir cuál es su mejor manera de aportar valor a la empresa (concepto distinto de ir al trabajo).

Para ello hay que repensar la relación entre jefes y colaboradores:

Control a los empleados vs. confiar en ellos.

Ser responsable con nuestros objetivos y resultados vs. simplemente trabajar para contentar al jefe independientemente de si está alineado o no con los objetivos previamente acordados.

Saber objetivamente qué se espera de nosotros y cómo nos van a medir vs. jefes que usan criterios discrecionales para decidir nuestra compensación o promoción.

Marcar objetivos claros y planificar vs. presencialismo y “estar a la orden de lo último que se le ocurra al jefe mandarnos”.

En cuanto a tiempos, el primer reto será mantener a la gente teletrabajando para no agobiar los aforos de las oficinas más allá de lo necesario. En segundo lugar, habrá que trabajar en una coexistencia del teletrabajo y el trabajo en la oficina y desarrollar una legislación que no ponga límites ni barreras absurdas pensados con una mentalidad del siglo pasado.

Tal vez lo primero que habría que hacer es empezar a hablar de flexible working y considerar al teletrabajo como una modalidad concreta y limitada para ciertos casos.

¿Qué aspectos se deben tener en cuenta para desarrollar el teletrabajo correctamente?

A principios de 2020 muchas organizaciones no tenían en marcha ningún programa de teletrabajo, nuevas formas de trabajo, etc. Otras sí habían comenzado el viaje hacia la transformación, pero este cambio les ha pillado en medio y se preguntan si deben recalibrar el salto que estaban dando.

Para unas y otras los pasos a seguir son similares:

Diagnosticar: Saber en qué punto estamos como organización. Es como tomarse la temperatura para saber dónde estamos ahora y hacia dónde queremos ir como organización (seguramente ya no estamos en el mismo lugar donde estábamos en febrero de 2020, la realidad ha cambiado y seguramente nos atrevemos a llegar un poco más lejos de lo que nos atrevíamos a principios de año, puesto que la mentalidad ha cambiado).

Diseñar una hoja de ruta: Con nuevas habilidades, más tecnología y un nuevo concepto de oficina a la que iremos para hacer lo que no podemos o no queremos hacer en casa.

No empezar otra vez desde cero: No podemos volver a la misma casilla de salida en donde estábamos. Sería un error volver otra vez el 100 % a la oficina y meternos en la misma burocracia para lanzar otro piloto de teletrabajo.

El desarrollo del teletrabajo debe hacerse en movimiento, no podemos parar lo que ha comenzado, pero hay que complementar y ayudar para solucionar los problemas que se van detectando.

En definitiva, no debemos esperar a “la vuelta a la normalidad” para conocer cuál ha sido la experiencia de los empleados a la hora de decidir implantar este tipo de medidas a medio y largo plazo, tenemos que hacerlo sobre la marcha. Esta ya es la nueva normalidad.

Y para ello hay que contar con las personas, ya no son las mismas de antes, vienen con nuevas necesidades y expectativas.

Aquellas compañías que sean capaces de escuchar estas nuevas necesidades de las personas (empleados, mánager, sindicatos, clientes..) y sean capaces de alinearlas tienen la llave del éxito.

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